Newsletter IC&PARTNERS POLAND – 2026-10
Principali aggiornamenti fiscali, amministrativi e del lavoro
1. Nuove regole per il conferimento della procura generale in materia tributaria
2. Modifica delle modalità di trasmissione delle informazioni sui meccanismi fiscali (MDR)
3. Nuove disposizioni sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale nelle imprese
4. Estensione del sistema SENT ad alcune merci classificate alla voce CN 1518
5. Aumento del salario minimo dal 1° gennaio 2027
6. Modifiche alla normativa IVA dal 1° gennaio 2027
7. Semplificazioni previste per la deducibilità dei costi delle transazioni superiori a 15.000 PLN
8. Trattamento fiscale della restituzione dei contributi per malattia agli imprenditori
9. Certificati medici relativi alle visite preventive dei lavoratori in formato elettronico
Nuovi modelli di procura generale in materia tributaria (PPO-1 e OPO-1)
Dal 1° ottobre 2026 sono in vigore i nuovi modelli di procura generale in materia tributaria (PPO-1) e di comunicazione relativa alla modifica, revoca o rinuncia alla procura (OPO-1). Le modifiche derivano dalla revisione dell’ordinanza tributaria polacca, che ha ampliato la possibilità di farsi rappresentare da un procuratore generale anche per soggetti che non sono formalmente parti di un procedimento, ma che vengono invitati dall’autorità fiscale a fornire chiarimenti o presentare documenti.
Quali sono le principali implicazioni per i contribuenti?
La procura generale consente al rappresentante di agire per conto del contribuente nelle questioni fiscali, senza dover conferire una procura distinta per ogni singolo procedimento. Le nuove disposizioni ampliano le situazioni nelle quali è possibile ricorrere a tale forma di rappresentanza.
È importante ricordare che:
• dal 1° ottobre 2026 devono essere utilizzati i nuovi modelli PPO-1 e OPO-1 per il conferimento della procura generale e per la comunicazione delle relative modifiche;
• le procure generali conferite prima di tale data rimangono valide e non devono essere rinnovate esclusivamente a causa dell’aggiornamento dei modelli.
Le imprese che si avvalgono di rappresentanti nei rapporti con le autorità fiscali dovrebbero verificare che le modalità di rappresentanza adottate siano adeguate alle proprie esigenze attuali.
Nuove modalità di trasmissione delle informazioni sui meccanismi transfrontalieri o fiscali (MDR)
Dal 1° ottobre 2026, le informazioni relative ai meccanismi fiscali soggetti a comunicazione obbligatoria (MDR) devono essere trasmesse per via elettronica, attraverso il software messo a disposizione dall’amministrazione fiscale polacca.
Le comunicazioni devono essere firmate con firma elettronica qualificata oppure con firma elettronica fiduciaria polacca (podpis zaufany). La prova della corretta trasmissione è costituita dalla ricevuta ufficiale elettronica generata dal sistema del Capo dell’Amministrazione nazionale delle entrate (Szef KAS).
I soggetti tenuti agli obblighi MDR dovrebbero verificare le proprie procedure interne e assicurarsi di rispettare i nuovi requisiti tecnici e formali.
Nuove disposizioni sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale nelle imprese
Secondo il materiale normativo di riferimento, dal 28 ottobre 2026 dovrebbero entrare in vigore nuove disposizioni nazionali relative ai sistemi di intelligenza artificiale. Gli obblighi indicati comprendono, tra l’altro, la mappatura degli strumenti algoritmici utilizzati in azienda, lo sviluppo delle competenze dei dipendenti e la supervisione umana dei sistemi di intelligenza artificiale.
Le imprese dovrebbero valutare le modalità di utilizzo degli strumenti di AI da parte del personale e considerare l’introduzione di una policy aziendale specifica. Tale documento dovrebbe individuare gli strumenti autorizzati, le categorie di dati che possono essere inserite nei sistemi e le informazioni che non possono essere trasferite al di fuori dell’infrastruttura aziendale.
Estensione del sistema SENT ad alcune merci classificate CN 1518
Dal 31 ottobre 2026, il sistema polacco di monitoraggio dei trasporti SENT sarà esteso anche ad alcune merci classificate alla voce doganale CN 1518, tra cui gli oli da cucina usati. L’obbligo riguarderà le spedizioni con peso lordo superiore a 500 kg oppure volume superiore a 500 litri, fatte salve le esclusioni previste dalla normativa.
Le imprese coinvolte nella raccolta, nel trasporto o nella lavorazione di tali prodotti dovrebbero verificare la classificazione delle merci e accertare se i trasporti effettuati richiedano una segnalazione nel sistema SENT. L’omessa segnalazione o la comunicazione di dati non corretti può comportare sanzioni pecuniarie significative.
Aumento del salario minimo dal 1° gennaio 2027
Dal 1° gennaio 2027, il salario minimo mensile in Polonia sarà pari a 4.950 PLN lordi, mentre la tariffa oraria minima sarà pari a 32,30 PLN lordi. Rispetto al 2026, l’incremento sarà di 144 PLN al mese per il salario minimo e di 0,90 PLN per la tariffa oraria minima.
I datori di lavoro dovrebbero tenere conto delle nuove soglie nella pianificazione dei costi del personale per il 2027. L’aumento potrà incidere non soltanto sulle retribuzioni dei dipendenti interessati, ma anche su altre prestazioni e indennità calcolate in funzione del salario minimo.
Modifiche alla normativa IVA dal 1° gennaio 2027
Dal 1° gennaio 2027 sono previste modifiche alla legge polacca sull’IVA, che comprendono la semplificazione di alcuni obblighi dichiarativi, l’introduzione del regime di deposito IVA e l’ampliamento della responsabilità solidale dell’acquirente per l’IVA non versata dal fornitore. In particolare, la responsabilità solidale sarà estesa anche a determinate categorie di servizi individuate nel nuovo allegato n. 16 alla legge sull’IVA, tra cui servizi contabili e amministrativi, pubblicitari e di ricerca di mercato.
Le imprese che forniscono o acquistano tali servizi dovrebbero analizzare preventivamente le nuove disposizioni e valutarne gli effetti sui rapporti contrattuali, sulle procedure di verifica dei fornitori e sulla gestione del rischio fiscale.
Semplificazioni previste per i costi delle transazioni superiori a 15.000 PLN
Nel settembre 2026, il Sejm polacco ha approvato un pacchetto di misure di deregolamentazione per le imprese che, secondo il materiale di riferimento, dovrebbe entrare in vigore il 1° gennaio 2027. Una delle modifiche previste riguarda l’eliminazione della sanzione fiscale che comporta l’esclusione dai costi deducibili ai fini delle imposte sui redditi PIT e CIT di determinate transazioni superiori a 15.000 PLN, qualora il pagamento sia effettuato su un conto bancario non indicato nella cosiddetta white list dei contribuenti IVA oppure senza applicare il meccanismo dello split payment, ove rilevante.
Il pacchetto prevede inoltre modifiche alle modalità di sottoscrizione delle informazioni TPR in materia di prezzi di trasferimento e semplificazioni per le microimprese e le piccole imprese relativamente alla comunicazione di alcuni indicatori finanziari.
Poiché, alla data del materiale di riferimento, le disposizioni risultavano ancora in attesa del completamento dell’iter legislativo, sarà necessario verificarne il testo definitivo e l’effettiva data di entrata in vigore prima di applicarle.
Restituzione dei contributi per malattia da parte dello ZUS: chiarimenti fiscali
Il Ministero delle Finanze polacco ha chiarito le modalità di trattamento fiscale dei contributi per malattia restituiti dallo ZUS agli imprenditori.
Il trattamento dipende da come i contributi erano stati originariamente contabilizzati: se dedotti come costi fiscalmente rilevanti, la restituzione comporta, in linea generale, una rettifica dei costi nel periodo in cui avviene il rimborso o la compensazione da parte dello ZUS. Se invece erano stati dedotti dal reddito o dai ricavi, le somme restituite devono essere raggiunte secondo le regole applicabili nella dichiarazione relativa all’anno in cui è stato ricevuto il rimborso.
Gli imprenditori interessati dovrebbero verificare il trattamento fiscale originario dei contributi per assicurare la corretta contabilizzazione delle somme restituite.
Certificati medici per le visite preventive dei lavoratori: passaggio al formato elettronico
Dal 18 ottobre 2026, i certificati medici relativi alle visite preventive dei lavoratori dovranno essere rilasciati esclusivamente in formato elettronico. Terminerà così il periodo transitorio durante il quale era ancora consentito il rilascio cartaceo.
I datori di lavoro e i responsabili delle risorse umane dovrebbero verificare che le procedure interne siano adeguate al nuovo sistema di emissione e trasmissione della documentazione medica.
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